送り状（配送伝票）とは？用途別の違いや記入する際の注意点を紹介

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送り状とは

送り状（配送伝票）とは、物流において荷物のお届け先や依頼主の住所・氏名・連絡先や荷物内容を記入した紙のことです。一般的に送り状は、目立つように荷物の一番上に張られています。

送り状には複数の種類があり、代金回収の有無や送料の負担者によって使い分ける必要があります。配送業者は、送り状に記載されている情報から荷物を届けるため、物流にとって必要不可欠です。

送り状の種類は以下になります。

• 発払い伝票: 送り主が送料を負担する際に使用する伝票。
• 着払い伝票: 受取人が送料を負担する際に使用する伝票。
• 代引伝票: 受取人が商品代金と送料を支払う際に使用する伝票。

色分けに関しては、発払い伝票と着払い伝票は色で区別されることが多いです。

また、ビジネスシーンでも「送り状」が使われています。これは、ビジネス書類を郵送やFAXなどで送付する際の添え状のことです。添え状には、簡単なあいさつや添付した書類の内容が記されています。

このように、ビジネスシーンで用いられる「送り状」と、物流で用いられる「送り状」には違いがあります。

送り状と納品書の違い

それぞれの目的は以下の通りになります。

• 送り状の目的: 荷物を正しく取り扱い、正確に届けること。
• 納品書の目的: 契約通りに納品されたかどうかを確認すること。

記載内容の違いは、 送り状は基本情報、納品書は物品などの詳細情報を記載します。

近年、納品書はデジタル化が進んでいます。

2022年1月1日から、納品書を電子データとして受け取った場合は、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷して保存することは認められません。

参考：​​https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm

送り状を記入する際の注意点

確実にお届け先へ届けるためには、送り状を記入する際、以下の注意点に気を付けましょう。

• 住所・氏名・連絡先に間違いがないか
  お届け先の情報が間違っている場合は、お届けできなかったり、遅れたりする原因です。住所・氏名・連絡先に間違いがないかの確認を必ずしてください。

• 手書きする際は十分な筆圧で記入する
  送り状は、複数枚のカーボン紙で構成されています。一番下の紙まで転写するためには、十分な筆圧で記入する必要があります。書き終わりましたら、2枚目、3枚目以降も転写できているかの確認をしましょう。

• 荷物の内容を具体的に記入する
  配送業者によって対応できない荷物があります。そのため、内容物を特定できない場合は、配送ができなかったり、配送が遅れたりすることがあります。内容物が特定できるように、送り状には荷物の内容を具体的に記入してください。

これらの注意事項に気を付けて送り状を記載したら、目立つ部分に張ります。同時に「天地無用」「割れ物注意」「精密機械」「下積厳禁」のシールなどを荷物内容に合わせて張ることで、配送時の破損のリスクを減らせます。

参考）各配送会社の送り状の注意事項など
日本郵便｜ゆうパック送り状発行サービス
ヤマト運輸｜送り状の準備
佐川急便｜送り状のご記入について

関連用語
送り状番号とは

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角田和樹

室長 ： ディーエムソリューションズ株式会社

上場企業であるディーエムソリューションズ株式会社の物流関連サービスで15年間、営業やマーケティング、物流企画など様々なポジションを経験。 現在は物流・発送代行サービス「ウルロジ 」のマーケティング全体設計を担う。通販エキスパート検定1級・2級を保有し、実際に食品や消費財のEC事業も運用。ECノウハウに対しても深い知見を持ち、物流事業者としてだけでなく、EC事業者の両面からnoteやウェビナー等での情報発信を行う。

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