プレゼントキャンペーン事務局運営とは?一連の業務と注意事項を解説!

2022.06.20店舗運営
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プレゼントキャンペーン事務局運営とは
プレゼントキャンペーンは、企業の広告宣伝や販促活動として有効な施策です。
しかし業務内容が多岐に渡るため、細かな作業の把握や十分な人員確保・専門的なノウハウが欠かせません。
本記事では、プレゼントキャンペーン事務局の運営における具体的な業務内容や注意事項について解説いたします。
キャンペーン企画を検討している事業者様は、是非この記事を参考にしてください。

キャンペーンとは

キャンペーンとは、企業や商品を知ってもらうことを目的としたプロモーション活動の一つです。
興味を惹く景品内容や企画により、集客が見込めるだけでなく、企業の認知にも大きく貢献します。
効果的なキャンペーンを行うためには、購買促進や売上アップにつながる方法と、実施までに必要な業務手順や作業コストについても把握しなければなりません。

キャンペーンの種類(ターゲット)

キャンペーンは、大きく分けて2種類あります。
狙いたいターゲット層や、商品・サービス内容にあわせてキャンペーンの種類を選ぶ必要があります。
それぞれ詳しくみていきましょう。

公開

公開(オープン)キャンペーンは、商品や企業の認知度向上のために行われ、誰でも気軽に参加できて、当選者に景品が当たる形式のキャンペーンです。
まだ浸透していない商品やサービスをPRしたい場合は、潜在顧客へのアプローチが必要になるでしょう。
そのため購買などの条件がなく、SNSのフォローリツイートやアンケート回答などの応募しやすい条件設定をしています。

会員向け

会員向け(クローズド)キャンペーンは、購買促進を目的としており、商品購入で応募できるキャンペーンのことです。
購入ごとに付与されるポイントを利用したキャンペーンや、店頭でのくじ引きなどが挙げられます。限定非売品など特別感を高めることで、応募率は上がるでしょう。
新規客や、リピーターなどターゲット層に合わせた企画設計が必要で、応募したいと思わせる魅力的な景品や当選者数など緻密に計画を練らなければなりません。

キャンペーンの種類(媒体)

キャンペーンは、大きく分けて3種類の媒体に分けられます。
媒体により集客層や抽選方法についても異なりますが、時代の変化に伴って、キャンペーンのアイデアの可能性は広がっています。
プレゼントキャンペーンでは、応募者データがマーケティングに活用できるメリットがあることも視野に入れて、媒体選びをすると良いでしょう。

サービスサイト

インターネットを利用したサービスサイト型のキャンペーンでは、多くの参加者が見込まれることがメリットです。
コンビニ商品や生活用品など商品を普段から購入している人だけでなく、景品内容によってはキャンペーン参加のために購入する人も多いでしょう。
スマホからでも気軽に応募できますが、サービスサイトが複雑だと応募のハードルが高くなることが懸念事項です。

はがき

はがきによるキャンペーン参加は、時代の変化にとらわれず長年のファンを確実に獲得するために必要です。中高年を中心とした集客が可能ですが、ポスト投函や抽選結果までの時間を要するなど手間がかかるので、キャンペーンの目的に的確なのか検討する必要があるでしょう。

SNS

SNSでは、年代性別問わず多くの世代の集客が見込めて、話題作りやPRを一度に行えるので、活用する企業が増えています。
プレゼントキャンペーンは、消費者心理をくすぐるコミュニケーション戦略を用いることで興味関心度を高めることができます。
また、ユーザーの反応をリアルタイムで知れるので、企画の見直し・改善がしやすい点がメリットといえるでしょう。
各SNSガイドラインに沿った運用と、SNSの仕組みを理解した抽選方法など専門的な知識を有する企画設計が必要になります。

キャンペーン運営の業務内容

キャンペーン運営には、具体的にどのような業務内容があるのでしょうか。
通常業務と異なり、参加者への対応が必要になるため、キャンペーン事務局を設置して全体を管理しなければなりません。
順を追って詳しくみていきましょう。

1.キャンペーン企画・設計

キャンペーンを企画する際には、まず目的とターゲット層を明確にする必要があります。
指標となるKPIの設定や全体のスケジュール作成、ワークフローの構築など、綿密に企画設計を行うことが重要でしょう。
設計段階が杜撰になってしまうと、正確に効果測定ができず、キャンペーンの見直しや継続の判断も難しくなってしまいます。

2.景品手配

キャンペーンの当選者数と景品内容が決まったら、プレゼントを手配します。
キャンペーンオリジナルの商品であれば、デザイン制作依頼からノベルティの手配まで行わなければなりません。
他社製品であれば、企画段階でキャンペーンの説明と使用許可を取る必要があります。
サンプル品など大量当選の景品においても1点1点の検品が必要になるため、各景品の手配にかかる時間を把握しなければなりません。

3.運用マニュアル作成

スムーズに事務局運営を進めるためには、運用マニュアルの作成が重要です。
実際に業務を進める中で生じる疑問やトラブルを最小限に抑えるためにも、キャンペーンにおける一連の業務を、各担当者に配布し説明しなければなりません。
マニュアルには、検閲に必要なキャンペーンの概要・応募基準の他にも、お問い合わせに対するFAQの作成、エスカレーション(管理者に正しい判断を仰ぎ、対応を要請すること)などを記載する必要があります。

4.事務局設置

キャンペーン事務局は、使用する媒体に合わせて設置します。
期間中の専用ダイヤルの開設や、私書箱の設置、個人情報管理に関するセキュリティ部門も必要になるでしょう。

5.問い合わせ対応

応募者の受付窓口となる問い合わせ対応は、事務局における重要な業務の一つです。
あらゆる問い合わせに迅速に対応することは、企業の信頼度にもつながるでしょう。
Webサイト上の専用フォーム作成、SNSの専用DMの設置など、運用マニュアルに沿った対応を行います。

6.キャンペーン応募回収

キャンペーンの応募期間が終了したら全データを回収します。
公平な抽選を行うために、応募条件の基準を満たしているのか検閲しなければなりません。また、今後のマーケティングにおいても重要なデータは、徹底した管理のもと回収する必要があります。

7.抽選・当選連絡

検閲終了後に、応募者リストを作成し、厳正な抽選のもと当選者を決定します。
重複当選がないか確認して、当選者一人ひとりに各SNSのDMやメールアドレスにて当選の連絡を行います。また、景品の送付先の確認として、住所・氏名など個人情報の入力フォームを作成しなければなりません。

8.キャンペーン景品発送

当選連絡が終わったら、発送先リストを参照しながら景品を発送します。
当選者数が多いことに比例して、景品の発送工数がかかることを意識しなければなりません。また、景品それぞれの重さ・サイズ・取扱いなどに合わせた適切な発送方法が求められます。
発送業務は、プロの物流業者に発送代行を依頼することで効率的な事務局運営が可能になります。

発送代行の利用

発送代行を利用することで、景品に合わせたラッピングやチラシの封入、適切な作業手順で全国発送が可能になります。
送付先の住所・氏名や封入する景品などの情報をシステム上で一括管理し、誤出荷を防ぎながら発送業務が進行するため、自社の人件費のコスト削減にもつながります。
景品到着の確認や、再配達の手配など、お客様に確実にお届けするまでの徹底したサポートプランを用意してある場合もあり魅力的です。
発送代行のメリットや選び方などの詳細は、下記の記事を参考にして下さい。

発送代行サービスとは?メリット・デメリットや選び方を解説!

9.データ入力

景品発送が終わったら、キャンペーン応募者のデータ入力・集計を行います。
はがき応募では、データ化まで時間を要しますが、新規キャンペーンのご案内などを効率的に実施するためにも欠かせない工程です。
得られたデータは、企画設計で設定した目標の達成度を分析するために活用し、今後の商品開発にも役立つでしょう。

10.個人情報の破棄

プレゼントキャンペーンでは、応募者の個人情報を厳重に管理し、情報漏洩のないように適切に破棄しなければなりません。
個人情報の適切な取り扱いは、企業の信頼度に大きく影響します。
最近ではシュレッダーや焼却処分の他にも、安全に廃棄できる方法として溶解処理が普及しています。
破棄にかかる手間やセキュリティ面に考慮して、自社に合った廃棄方法を選ぶことが大切でしょう。

キャンペーン運営の注意事項

さまざまな業務を組み込んでいるキャンペーン運営ですが、特に注意しなければならないことが3点挙げられます。
それぞれ、詳しくみていきましょう。

景品表示法について

商品やサービスの販売促進の目的でプレゼントキャンペーンを企画する際には、景品表示法について理解し、遵守しなければなりません。
景表法に違反した場合、消費者庁から措置命令や課徴金納付命令の通知がくるおそれがあります。
キャンペーンを行う場合は、景品の総額や最高額などの限度額などに注意して、景表法を遵守しましょう。

景品表示法

※画像引用元:景品表示法|消費者庁

進行管理

これまで解説してきた通り、業務内容が多岐に渡るためキャンペーン運営を円滑に進行するためには進行管理が重要です。通常業務に注力するためにもアウトソーシングの利用をお勧めします。
事務局代行では、SNSキャンペーンによる大量の応募者の検閲作業や、キャンペーンに関するさまざまなお問い合わせの対応などを円滑に行ってくれます。
中でも、クレームについては迅速な行動が求められ、対応の遅延や企画の不備があると、企業のイメージに悪影響を及ぼしかねません。既に対応スキームが組まれている事務局代行を利用することで、余計なコストの発生を抑えることができるでしょう。

発送代行では、複数の景品と当選者の発送先を管理し、適切な配送を一括して任せることができます。景品内容の誤配送や配送遅延などのリスク軽減にもつながります。
一つ一つの作業に手間がかかるため、発送代行を依頼することによって業務の煩雑化を改善しましょう。

個人情報の取り扱い

プレゼントキャンペーンでは、大量の個人情報をセキュリティ面に配慮して適切に管理することが求められます。2022年4月には個人情報保護法が改正されたことで、ますます保護が強化され、罰則規定も厳しくなりました。
キャンペーンを企画する際には、個人情報保護方針で利用目的や管理方法などを明示することが求められます。また、プライバシーマークの取得も企業の信頼性向上につながる基準となるでしょう。
参考
法令・ガイドライン|個人情報保護委員会
プライバシーマーク制度

おわりに

本記事では、プレゼントキャンペーンの種類や運営手順・注意点についてご紹介しました。
時間のかかるキャンペーン業務は、アウトソーシングすることにより、安全な事務局運営と景品発送が可能になります。
また、販売促進の施策や商品開発などのコア業務に専念するためのリソースを確保できる点においてもメリットがあるでしょう。
キャンペーン企画を検討していて、人手不足や作業の手間で悩んでいる場合は、品質の高い発送業務が可能なウルロジにお任せください。

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ウルロジ 編集部

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ディーエムソリューションズ㈱のEC事業特化型物流アウトソーシングサービス「ウルロジ」のエキスパートメンバーで結成。通販エキスパート検定1級・2級を保有。長年物流戦略をサポートしてきた実績と確かな知識をもとに、EC事業者様に役立つ情報を発信していきます。